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コミュニケーションロスをなくして仕事の効率をあげよう
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コミュニケーションロスをなくして仕事の効率をあげよう

コミュニケーションロスとは

IT化に伴って、仕事のスタイルは大きく変わりました。デジタル化が進み、人間関係も変化、仕事の現場では「コミュニケーションロス」という厄介な課題が表面化してきました。
「コミュニケーションロス」とは、意思疎通がしっかりと図れていないために起きる損失・無駄・浪費のことです。

コミュニケーションロスが招く負の連鎖

「コミュニケーションロス」が招く仕事上の損失は大きいです。チーム内で発生した場合は、お互いが嫌な気持ちになり、その後の信頼関係にも影響を及ぼすことがあります。
そうなれば、チームで仕事をする上で支障をきたすことになり効率が悪くなるという負の連鎖になってしまうのです。

コミュニケーションロスを起こしやすい人

コミュニケーションロスを起こしやすい属性が2つあります。それは、「新入社員」と「何でも『頑張ります!』と安請け合いしてしまう人」です。

1つめの新入社員は、「先輩に声をかけるタイミングがわからない」「色々と聞いたら迷惑かもしれない」「何度聞いても覚えられない」などの悩みからくるものです。それこそが「コミュニケーションロス」を起こす要因なのに、よくわからないまま自分の想像で仕事を進めようとしてしまうため、お願いされていた仕事とは違うことをしてしまうのです。
2つめは、恥ずかしながら私が当てはまります。「どんなに仕事が立て込んでいる時でもNOと言ってはいけない」と思っている人は要注意です。一つの仕事への対応が遅くなりがちになり、時間不足=コミュニケーション不足になりやすいです。結果、「コミュニケーションロス」を起こすのです。自分が大変なときは「大変だ」ということを伝えることもチームで働くうえで大事なのです。

コミュニケーションロスを起こさないために

コミュニケーションロスを起こさないためには、「報告・連絡・相談」が何より効果的です。俗にいう「ホウレンソウ」です。新人研修で必ず叩き込まれるですが、これはベテランになっても大事なのは変わりません。ホウレンソウする側とされる側にたって、ポイントをお伝えします。

〈ホウレンソウする側が配慮するとよいこと〉
・相手の都合を伺ってから話す
・話すときは、主語を忘れず順をおって話す
・どこまでがOK(理解している/対応完了)で、どこからがNG(わからない/未完了/課題)なのかをはっきり示す

〈ホウレンソウされる側が配慮するとよいこと〉
・内容の復唱・確認
・指示を出す場合は具体的に決めて依頼する(数字やサンプルを示す等)
・任せきりにしない(放置しないでリマインドをかける)

とにかく、同じ内容を「理解」「イメージ」するために、「こうだろう」「こんな感じかな」と想像や決めつけをしないことです。ホウレンソウをする側は、「相手に正しく伝わっているかな」と常に配慮すること。また定期的にホウレンソウを行うことで、もし思い違いがあったとしても、早い段階で気がつくことが出来ますよ。

大事なことは、ちょっとした配慮だけなのです。立場がどうであっても、面倒臭がらず、コミュニケーションを取りましょう。そして効率よく気持ちよく仕事をしましょう。

この記事を書いた人 まちださやこ 大手教育出版社出身の編集者@株式会社子育て研究所、保育士の資格をもつライター。2児の母。 まちださやこの記事をもっと読む>>